Accès aux archives et politique d'archivage

Les archives des universités sont publiques. Elles sont cumulativement :

Imprescriptibles, c'est-à-dire qu'on ne perd jamais le droit de les consulter, même avec le temps
Inaliénables, c'est-à-dire que personne ne peut les vendre, les donner ou les retirer du domaine public

Elles doivent donc être conservées dans un service public d'archives.

Le Service des archives assure la coordination de la politique d'archivage à l'échelle de l'Université de Strasbourg.

Politique d'archivage

L'université s'est dotée en 2010 d'un Service des archives, qui a pour mission la mise en place et le respect d'une politique d'archivage commune à l'ensemble de la communauté universitaire. Un guide en ligne définit le rôle de chacun dans la mise en œuvre de cette politique. C'est un outil de référence pour tous les sujets touchant à l'archivage (versements, éliminations, communication, déménagements, etc.).

Consultez la politique d'archivage de l'Université de Strasbourg

Accès aux archives

Qui peut accéder aux archives ?

Les archives sont accessibles à toute personne amenée à effectuer des recherches concernant les fonds de l'Université de Strasbourg : membres de la communauté universitaire, chercheurs, chercheuses, historiens, particuliers, etc.

Comment accéder aux archives ?

Pour toute consultation, il faut faire une demande écrite et motivée. Adressez votre demande par courriel à l'attention du responsable du Service des archives.

Après avoir obtenu une réponse positive, la consultation se fait sur place uniquement sur rendez-vous. Pour prendre rendez-vous, contactez le Service des archives par courriel à l'adresse arc-archives@unistra.fr. Pour une demande simple, une reproduction numérique peut être envoyée en fonction de la disponibilité, de l'état de conservation et de la communicabilité du document.

Conditions et délais pour accéder aux archives

Le Service des archives donne accès aux documents sous sa responsabilité à toute personne qui en fait la demande. La consultation des dossiers se fait sous la surveillance du Service des archives.

La communication des documents doit respecter les délais légaux et les règles de consultation. Le régime de communication des archives françaises est fixé par l'article L. 213-2 du Code du patrimoine. Sur demande, le service interministériel des archives peut exceptionnellement autoriser l'accès aux documents avant l'échéance des délais légaux.

Les délais de communicabilité en fonction des types de document sont les suivants :

Immédiat : régime principal
25 ans : secret industriel et commercial, statistiques (régime général)
50 ans : protection de la vie privée, enregistrements, dossiers de personnel, document portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique
75 ans : statistiques portant sur des faits et comportements privés, enquêtes de police
100 ans : sécurité des personnes, dossiers se rapportant à des mineurs
120 ans après la naissance ou 25 ans après le décès : dossier médical

Demandes de renseignements

Vous pouvez contacter le Service des archives par courriel à l'adresse arc-archives@unistra.fr.

Pour toute demande, vous devez adresser une demande écrite précise et complète. Le Service des archives vous invitera à vous déplacer si nécessaire.

Conditions d'utilisation des archives de l'Université

Le Service des archives autorise la copie de tous les documents qu'il communique, quelle que soit leur date, leur forme ou leur support matériel, à condition de ne pas les abîmer ou les fragiliser.

Le Service des archives déconseille l'utilisation du flash pour vos reproductions.

Pour toute publication, indiquez la référence complète : Nom du dépôt/Nom du fonds/Nom du sous-fonds/Cote/Titre/Date. Par exemple : Service des archives de l'Université de Strasbourg/Guy Ourisson/atelier national de recherche/GO501/compte-rendu de recherches/2003.

L'utilisation d'une reproduction d'un document d'archives publiques dans une publication doit respecter le Code de la propriété intellectuelle, ainsi que les droits à l'image et la protection de la vie privée.

Ressources utiles

Qui peut m'aider ?

Service des archives