- Composante de formation, unité de recherche, direction / service : Sciences Po Strasbourg, Service des études et de la scolarité, Bureau des admissions et des inscriptions
- Catégorie : C
- Corps/grade : Adjoint technique de recherche et de formation
- Statut (agent contractuel et/ou titulaire) : Agent contractuel
- Branche d’activité professionnelle – BAP : J
- Emploi type (référentiel métiers REFERENS III) : Gestion administrative / REME AGE02
- Fonction exercée : Gestionnaire du bureau des admissions et des inscriptions
- CDD de 1 an renouvelable
- Quotité : 100 %
- Démarrage à compter du 01/02/2026
Mission
- Gestion de la Scolarité générale des étudiants (inscriptions administratives, information et accueil du public, secrétariat et gestion des archives)
- Organisation des concours d’entrée à Sciences Po Strasbourg
Activités
Activités principales
1) Gestion des inscriptions administratives des étudiants de Sciences Po Strasbourg
- organiser les inscriptions administratives de tous les étudiants de Sciences Po Strasbourg (environ 1500 étudiants) : en présentiel, en ligne, et par correspondance
- mettre en œuvre la politique des droits modulés pour les inscriptions administratives des étudiants du Diplôme de Sciences Po Strasbourg en relation avec le service comptabilité/finances.
- assurer la formation et l’encadrement des vacataires chargés des inscriptions administratives
- procéder aux inscriptions administratives dans APOGÉE (cas particuliers notamment)
- assurer la diffusion de l’information auprès des étudiants et des services de l’université
- gérer une partie de la comptabilité associée aux inscriptions administratives (encaissement des paiements, gestion des remboursements des étudiants boursiers)
2) Organisation des concours d’entrée à Sciences Po Strasbourg
- gérer les inscriptions des candidats et la comptabilité associée (vérifications comptables)
- assurer l’organisation matérielle des concours
- assurer la formation et l’encadrement des vacataires chargés de la préparation des salles et de la surveillance des épreuves
- gérer la saisie des notes et assurer la communication relative aux résultats
3) Information et accueil du public
- accueillir et renseigner le public externe et interne à Sciences Po Strasbourg : en présentiel, par téléphone et par courriel
- participer aux opérations de communication extérieure de Sciences Po Strasbourg (salons, journée des universités, journée portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes,…)
- contribuer à mettre à jour le site internet de Sciences Po Strasbourg pour les informations relatives au Service des Etudes
4) Gestion de diverses tâches administratives, de secrétariat et d’archivage
- éditer des relevés de notes, attestations de réussite et dossiers étudiants dans Apogée
traiter les demandes de transferts de dossiers - établir diverses attestations à la demande des étudiants et anciens étudiants, en français et en anglais
- gérer les archives de la scolarité (diplômes, dossiers d’inscription, concours,…)
- gérer les demandes d’envois de diplômes et la comptabilité associée
Activités associées
- participer à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes
Compétences attendues
Savoir sur l'environnement professionnel
- Connaissances générales du fonctionnement de l’Université
- Connaissances générale des questions relatives à la scolarité dans l’enseignement supérieur
Savoir-faire opérationnel
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel)
- Maîtriser la messagerie électronique
- Maîtriser les applications métier (APOGÉE, eCandidat…)
- Savoir rédiger des courriels, des courriers, des attestations
Savoir-faire comportemental
- Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur
- Etre réactif, savoir gérer les priorités et les cas d’urgence
- Savoir être autonome et savoir travailler en équipe
- Savoir accueillir du public étudiant
- Avoir le sens de l’écoute
- Savoir dialoguer
- Savoir assurer la confidentialité des données
Environnement et contexte de travail
Descriptif du service
- Nom du service : Service des Etudes de l’Institut d’Etudes Politiques
- Nombre d’agents du service : 21
- Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) : 0
- Lieu d’exercice : Sciences Po Strasbourg 7 rue de l’Ecarlate 67000 Strasbourg
Situation du poste dans l’organigramme
Agent encadré par le responsable du service des études, il (elle) est rattaché (e) au service des Etudes de l’Institut d’Etudes Politiques.
Relation hiérarchique
Agent encadré par le Responsable du bureau des admissions et des inscriptions
Relations fonctionnelles
Travailler en relations étroites avec le Responsable du Service des Etudes et son adjointe, les gestionnaires de la scolarité du Diplôme de Sciences Po Strasbourg et les gestionnaires de scolarité des autres formations de Sciences Po Strasbourg.
Travailler en relation avec les autres services de Sciences Po Strasbourg (stages, formation continue, communication,…), les Directeurs des Etudes, ainsi qu’avec la Direction des Etudes et de la Scolarité et les services comptables de l’Université, et le CROUS.
Conditions particulières d'exercice
Etre disponible 2 à 3 samedis par an pour les évènements organisés par Sciences Po Strasbourg
Candidater
Pour postuler, veuillez adresser CV et lettre de motivation au format PDF avant le 23 décembre 2025 à l’attention de : scolarite.iep@unistra.fr