Créée par le Président Laustriat à la fin des années 1980, la Cellule Congrès a pour mission de décharger les enseignants chercheurs des tâches matérielles liées à l’organisation d’un congrès ou colloque (réservations, inscriptions, déplacements, repas, gestion, accueil, etc.) et de capitaliser en un même lieu le savoir faire acquis.
Ce service logistique s’apparente en partie aux prestations du service formation continue et relève d’une même logique d’autofinancement. L’Université ne fait pas de la Cellule Congrès un passage obligé pour les organisateurs de congrès, chacun restant libre de gérer lui-même l’opération ou de la confier à un prestataire de son choix.
La Cellule Congrès a pour mission, in fine, de développer les congrès scientifiques à Strasbourg et d’accroître ainsi le rayonnement de l’Université.
Prestations de la Cellule Congrès
La Cellule Congrès de l’Université de Strasbourg propose un service complet ou des prestations "à la carte" :
Gestion des inscriptions
- Envoi des annonces
- Réalisation du dossier d’inscription
- Suivi des inscriptions et éditions de listages à l’organisateur alphabétique, numérique, par pays, par société…)
- Envoi à chaque congressiste d’une facture (acquittée ou non selon le cas) et d’un plan de Strasbourg
- Suivi des impayés avant et pendant le congrès
- Mise à disposition de fichets de réduction de congrès (Air France et SNCF)
- Préparation du badge des congressistes
Gestion de l’hébergement
- Conception du bulletin de réservation hôtelière
- Prise d’options et réservations (à des prix préférentiels) et confirmation aux hôteliers
- Réponse individuelle à chaque congressiste
Gestion du congrès lui-même
- Accueil des congressistes par une ou plusieurs personnes du service (selon le nombre de participants)
- Suivi comptable après le congrès (forfait proportionnel au nombre et à la nature des impayés)
- Organisation des repas, réalisation des cartons d’invitation, et/ou des tickets repas
- Organisation des transports
- Organisation des soirées avec ou sans animation
- Organisation d’un ou de plusieurs programmes pour les personnes accompagnantes
- Réalisation des attestations de présence, des chevalets, des pochettes, etc.
Gestion financière
- Montage du budget prévisionnel
- Enregistrement des recettes (chèques, cartes bancaires, numéraires)
- Gestion des exposants et des sponsors
- Règlement des dépenses
- Bilan financier
Contacts
Christine Guibert - Responsable Congrès
Elodie Buch - Assistante Congrès
Cellule Congrès de l'Université de Strasbourg
19, rue du Maréchal Lefebvre
67000 Strasbourg
Tél : 03 68 85 49 40
Fax : 03 68 85 49 41
Courriel : congres@unistra.fr
